Varnost podatkov in ravnanje z gradivom
Stare filmske kolute obravnavamo kot osebno in pogosto neponovljivo gradivo, zato je ravnanje z originali in datotekami del dogovora.
Ravnanje z originalnimi filmi in digitalnimi datotekami
Originalne filmske kolute obravnavamo previdno in z omejenim dostopom. Gradivo uporabljamo za izvedbo dogovorjene storitve: pregled, skeniranje, obdelavo, kontrolo in predajo datotek.
Originalni filmski trakovi
Filmski trak je fizičen original, zato ga obravnavamo drugače kot kopijo datoteke. Pri prevzemu in delu je pomembno, da se ohrani vrstni red kolutov, da se ne odstranjuje starih oznak brez potrebe in da se s poškodovanimi filmi ne ravna na silo.
- gradivo je dostopno samo za namen dogovorjenega pregleda, skeniranja in predaje datotek
- pri poškodovanih ali krhkih filmih se pred posegom dogovorimo o izvedljivosti
- originalne filme po zaključku vrnemo, razen če je izrecno dogovorjeno drugače
- pri večjih arhivih se lahko dogovorimo za označevanje paketov, kolutov in digitalnih map
Predaja datotek
Digitalne datoteke predamo po dogovorjenem načinu: USB ključek, zunanji disk ali spletna povezava za prenos. Pri večjih količinah priporočamo zunanji disk ali ločen dogovor o arhivski kopiji.
Delovne kopije
Po zaključku projekta se lahko dogovorimo za brisanje delovnih kopij. Priporočamo, da po prejemu digitalnih datotek naredite več kopij na različnih nosilcih.
Po prejemu datotek
Digitalizacija je šele prvi korak varne hrambe. Ko prejmete datoteke, jih čim prej odprite in preverite, ali se predvajajo na napravi, kjer jih nameravate gledati. Nato naredite vsaj eno dodatno kopijo, preden USB ključek ali zunanji disk pospravite v predal.
- MP4 datoteke shranite na računalnik ali domači arhivski disk
- naredite še eno ločeno varnostno kopijo na drug disk ali v zanesljivo spletno hrambo
- originalnih filmskih kolutov ne zavrzite, tudi če imate digitalno kopijo
- pri večjih arhivih si zapišite povezavo med številko koluta, imenom datoteke in opisom vsebine
Priporočilo za hrambo
Originalne filme hranite v suhem, stabilnem prostoru, digitalne datoteke pa varnostno kopirajte na vsaj dve ločeni mesti.
Za dolgoročno varnost priporočamo vsaj eno kopijo na fizičnem nosilcu in eno ločeno varnostno kopijo. USB ključek sam po sebi ni arhivska strategija, ampak praktičen način predaje ali ogleda.