Varnost podatkov in ravnanje z gradivom

Stare filmske kolute obravnavamo kot osebno in pogosto neponovljivo gradivo. Na tej strani je opisano, kako ravnamo z originalnimi Super 8 in Normal 8 filmi, digitalnimi datotekami in dostopom do gradiva. Obdelava osebnih podatkov je podrobneje opisana v Politiki zasebnosti.

Zaupnost gradiva

Filmsko gradivo uporabljamo izključno za izvedbo dogovorjene storitve: pregled, skeniranje, obdelavo, kontrolo in predajo datotek. Posnetkov ne objavljamo, ne kažemo drugim strankam in jih ne uporabljamo za promocijo brez izrecnega pisnega dovoljenja naročnika. Dostop do gradiva je omejen na osebe, ki sodelujejo pri izvedbi naročila.

Originalni filmski trakovi

Filmski trak je fizičen original, zato ga obravnavamo drugače kot kopijo datoteke. Pri prevzemu in delu pazimo, da se ohrani vrstni red kolutov, da se stare oznake ne odstranjujejo brez potrebe in da se s poškodovanimi filmi ne ravna na silo.

• gradivo je dostopno samo za namen dogovorjenega pregleda, skeniranja in predaje datotek
• pri poškodovanih ali krhkih filmih se pred posegom dogovorimo o izvedljivosti
• gradivo različnih strank je fizično ločeno in shranjeno v zaklenjenih prostorih
• originalne filme po zaključku vrnemo, razen če je izrecno dogovorjeno drugače
• pri večjih arhivih se lahko dogovorimo za označevanje paketov, kolutov in digitalnih map

Tehnični in organizacijski ukrepi

Pri delu uporabljamo razumne ukrepe za varnost gradiva in podatkov:

• z geslom zaščiteni delovni računalniki in redne varnostne posodobitve
• omejen dostop do datotek in posnetkov samo za osebe, ki izvajajo naročilo
• oddane datoteke prek obrazca so zaščitene z naključnim žetonom proti nepooblaščenemu dostopu
• HTTPS šifriranje spletne strani in varnostni žeton pri oddaji povpraševanja
• omejen čas hrambe delovnih datotek in samodejno prepisovanje varnostnih kopij

Predaja in hramba datotek

Digitalne datoteke predamo po dogovorjenem načinu: USB ključek, zunanji disk ali spletna povezava za prenos. Pri večjih količinah priporočamo zunanji disk ali ločen dogovor o arhivski kopiji. Po predaji oziroma prevzemu gradiva delovne digitalne datoteke praviloma izbrišemo najpozneje v 30 dneh, razen če je dogovorjena plačljiva daljša hramba.

Kaj storite po prejemu datotek

Digitalizacija je šele prvi korak varne hrambe. Ko prejmete datoteke, jih čim prej odprite in preverite, ali se predvajajo na napravi, kjer jih nameravate gledati. Nato naredite vsaj eno dodatno kopijo, preden nosilec pospravite.

• MP4 datoteke shranite na računalnik ali domači arhivski disk
• naredite še eno ločeno varnostno kopijo na drug disk ali v zanesljivo spletno hrambo
• originalnih filmskih kolutov ne zavrzite, tudi če imate digitalno kopijo
• pri večjih arhivih si zapišite povezavo med številko koluta, imenom datoteke in opisom vsebine

Priporočilo za dolgoročno hrambo

Originalne filme hranite v suhem, stabilnem prostoru, digitalne datoteke pa varnostno kopirajte po pravilu 3-2-1: vsaj tri kopije, na dveh različnih nosilcih, od tega ena shranjena izven doma. USB ključek sam po sebi ni arhivska strategija, ampak praktičen način predaje ali ogleda.

Kršitev varnosti podatkov

Noben sistem ne zagotavlja absolutne varnosti. V primeru kršitve varnosti osebnih podatkov ravnamo skladno s členoma 33 in 34 GDPR ter po potrebi obvestimo nadzorni organ in prizadete posameznike. Več o vaših pravicah najdete v Politiki zasebnosti, pogoji izvedbe storitve pa so v Pogojih poslovanja.